Face à la question : « Comment pouvons-nous vous contacter ? »
Que vous gériez une petite boutique, travailliez en freelance ou soyez en charge du marketing pour une équipe récemment formée, vous rencontrerez inévitablement ce moment familier : lorsqu’un client demande « Comment puis-je vous contacter ? ».
Si vous fournissez uniquement une adresse e-mail, les clients doivent ouvrir leur application de messagerie et rédiger l’objet et le message à partir de zéro. Les appels téléphoniques sont difficiles à gérer en dehors des heures d’ouverture, et les échanges doivent être consignés séparément. Les messages directs sur les réseaux sociaux sont très accessibles, mais lorsque les demandes sont dispersées dans plusieurs fenêtres de discussion, il devient difficile de suivre le statut des requêtes ou de vérifier d’un seul coup d’œil si elles ont été traitées.
Par conséquent, lorsqu’on cherche à créer un formulaire de contact, on tombe souvent sur des tutoriels qui supposent que l’on possède déjà un site web. Ils nécessitent de configurer un nom de domaine, un hébergement, de construire la page, puis de relier les fonctions du formulaire et d’envoi d’e-mails. Pour quelqu’un qui a simplement besoin d’un canal de demande fluide, ce processus peut paraître décourageant dès le départ.
Pourtant, vous pouvez recevoir des requêtes clients sans aucun site web. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une page de formulaire accessible à vos clients et d’un lien qui les y redirige.
Vous n’avez pas obligatoirement besoin d’un site pour un formulaire
Le cœur de tout formulaire de contact se résume à ces trois éléments :
- Une URL à laquelle les clients peuvent accéder
- Un formulaire où ils peuvent saisir les informations requises
- Une fonction de réception et stockage pour consulter et gérer les soumissions
Un site web n’est qu’un moyen de fournir ces éléments, mais ce n’est pas le seul. En proposant une page de formulaire sous forme de lien indépendant, vous pouvez exploiter un canal d’assistance sans nécessiter de page d’accueil dédiée.
Le lien de formulaire Vivoldi fonctionne en définissant la destination de votre lien vers une page de formulaire générée directement dans Vivoldi, et non vers une page web externe. Les clients cliquent simplement sur une URL courte comme `vvd.bz/contact` pour accéder à votre formulaire en ligne, renseigner les détails et valider.
Il n’est pas nécessaire de préparer un serveur, de configurer un domaine séparé ou d’écrire la moindre ligne de code HTML. Si vous possédez déjà un site, vous pouvez insérer ce lien de formulaire derrière un menu ou un bouton. Si vous n’en avez pas, utilisez le lien lui-même comme canal de contact principal.
Vous pouvez personnaliser la page de formulaire avec une image de profil, le titre de la page, un texte d’instructions et une image de couverture. En affichant clairement l’objectif de la requête et le nom de l’entreprise, les clients comprendront facilement quelles informations ils doivent fournir et pourquoi.
En quoi la réception de requêtes sans site web change la donne
Explorons trois scénarios où un canal de contact basé sur un lien s’avère très efficace.
Commerçants et petites entreprises physiques
Les entreprises où les points de contact hors ligne sont importants — comme les cafés, salons de coiffure, ateliers, écoles et studios — interagissent souvent avec leurs clients principalement via des applications cartographiques ou les réseaux sociaux. Même sans site dédié, les demandes de réservation, les commandes de groupe ou les inscriptions arrivent constamment.
Lorsque ces demandes sont éparpillées entre les appels, les DM Instagram et la messagerie, il est facile de passer à côté d’un message, et il faut fréquemment relancer pour obtenir des détails manquants. En transformant le lien de votre formulaire en QR code placé sur la caisse ou les tables, les clients peuvent soumettre leurs demandes directement sur place. Si vous préconfigurez les champs nécessaires (date de visite, nombre de personnes, service souhaité), vous réduirez considérablement les échanges de questions-réponses. Vous pouvez aussi réaliser des enquêtes de satisfaction de la même manière.
Marketeurs gérant des événements et des campagnes
Développer une page sur mesure pour chaque campagne temporaire — comme des participations à des événements, préinscriptions à des webinaires, abonnements à des newsletters ou recrutements de testeurs — est très inefficace. C’est particulièrement vrai lorsque les délais sont serrés ou que les ressources de développement manquent.
Un lien de formulaire peut être configuré avec les champs adéquats et diffusé instantanément. Vous pouvez connecter la même page sur de multiples canaux : profils Instagram, descriptions YouTube, canaux de messagerie et affiches imprimées. Vous pouvez aussi définir une période de validité pour que le lien expire automatiquement à la fin de la campagne.
Managers nécessitant une gestion systématique des demandes
Lorsque les questions sur les produits, les demandes de devis et les propositions de partenariat affluent de manière désordonnée dans des boîtes e-mail génériques, personnelles et via messagerie, il devient presque impossible d’avoir une vue d’ensemble.
Unifier vos canaux de réception avec un lien de formulaire garantit que vous recevez toutes les requêtes dans un format standardisé, et que vous pouvez consulter le contenu soumis directement depuis un tableau de bord. En catégorisant leur état de traitement, vous repérerez facilement les demandes qui n’ont pas encore reçu de réponse. Si la nature des demandes varie grandement, il est vivement recommandé de créer des formulaires distincts (par exemple un pour les devis, un pour le support technique et un autre pour les partenariats).
Créer un formulaire de contact est extrêmement simple
Dans votre tableau de bord Vivoldi, ouvrez simplement Créer un lien et sélectionnez l’onglet Formulaire. Vous pouvez construire votre page de formulaire en remplissant les champs de configuration à l’écran dans l’ordre, sans aucun code.
Étape 1 — Configurer l’URL du lien et l’introduction de la page
Tout d’abord, choisissez le domaine que vous souhaitez utiliser et précisez un ID de lien personnalisé si nécessaire. En intégrant le nom de votre boutique ou campagne, vous pouvez créer une URL intuitive comme `vvd.bz/cafesunny`.
Ensuite, insérez l’image de profil, le titre de la page, l’introduction ou les directives, ainsi que l’image de couverture qui s’affichera en haut de la page. Il est préférable de préciser clairement l’objectif de la page dans le titre (ex. « Demandes clients et Réservations ») et d’utiliser les directives pour expliquer comment seront traitées les données et le délai de réponse estimé.
Veillez à rédiger un titre de lien et une description de partage spécifiques. Comme ces informations peuvent servir de texte d’aperçu (preview) lors du partage du lien sur les messageries ou réseaux sociaux compatibles, elles doivent transmettre l’objectif du lien de manière brève et claire.
Étape 2 — Préciser l’e-mail de réception
Saisissez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir les notifications dans les paramètres de réception des demandes. Lorsqu’un client valide le formulaire, les détails seront envoyés à cette adresse. Si plusieurs membres de l’équipe doivent le surveiller, vous pouvez enregistrer de multiples adresses séparées par des virgules.
Si vous installez l’application Vivoldi et autorisez les notifications, vous pouvez également recevoir des alertes push chaque fois qu’un formulaire est soumis. Utiliser les e-mails conjointement avec les notifications push de l’application permet d’être averti rapidement d’une requête, même loin de votre bureau.
En configurant une URL de redirection après soumission, vous pouvez orienter vos clients de manière fluide vers la page suivante de votre choix : une page de remerciement, une page de coupon numérique ou vos réseaux sociaux. Si vous définissez cette redirection, assurez-vous que le message affiché après la soumission s’enchaîne logiquement avec l’objectif de cet écran suivant.
Étape 3 — Configurer les champs de saisie
Utilisez le bouton Ajouter un champ pour structurer les éléments nécessaires. Vous pouvez combiner des champs adaptés à votre besoin, allant des informations basiques (texte, e-mail, numéro de téléphone) aux boutons radio (choix unique), cases à cocher (choix multiple) et champs de texte libre (paragraphes). Vous pouvez glisser-déposer pour modifier l’ordre et définir si chaque champ est obligatoire ou non.
Pour chaque champ, il est recommandé de fournir distinctement un Nom du champ, un Espace réservé (Placeholder) et un Texte d’aide. Par exemple, si le nom du champ est « Numéro de téléphone », vous pouvez insérer `06 12 34 56 78` comme espace réservé et écrire « Veuillez saisir le numéro de mobile où vous souhaitez recevoir notre réponse » comme texte d’aide. Fournir un exemple en plus de l’objectif facilite la compréhension du format requis par les clients.
Dans la section d’informations supplémentaires, vous pouvez laisser une note interne pour les administrateurs, classer le formulaire dans un groupe de liens et appliquer des modèles de design. Si vous gérez de nombreux formulaires, les regrouper par campagne ou objectif rend l’administration bien plus aisée.
Étape 4 — Vérifier la page de contact finalisée
Une fois les réglages terminés, cliquez sur confirmer pour générer votre lien de formulaire. Accédez directement au lien pour vérifier l’affichage tel que les clients le verront. Il est fortement recommandé de tester l’affichage du titre et des instructions sur mobile, de s’assurer qu’il n’y a pas trop de champs, et de vérifier que les champs obligatoires ainsi que le bouton de soumission fonctionnent correctement.
Si des ajustements sont nécessaires, modifiez à nouveau les paramètres du formulaire depuis le tableau de bord. Comme la modification du contenu conserve l’URL courte d’origine, tous les liens ou QR codes que vous avez déjà distribués continueront de fonctionner parfaitement.
Principes de conception pour optimiser le taux de conversion
Concevoir un formulaire facilement compréhensible et agréable à remplir pour le client est tout aussi important que sa création technique. Révisez vos champs en vous basant sur les principes suivants.
Ne demandez que les informations essentielles. Il est préférable de définir comme obligatoires uniquement les champs strictement indispensables au contact et à la résolution de la demande, en laissant les informations complémentaires facultatives.
Placez les questions les plus simples en premier. Mettez en tête les champs pouvant être remplis instantanément (comme le nom et les coordonnées). Placez les questions ouvertes exigeant de longues explications à la fin, pour instaurer une dynamique de rédaction naturelle.
Utilisez des choix multiples pour les réponses structurées. Pour les questions dont les réponses sont encadrées, comme « Quel service vous intéresse ? », exploiter des boutons radio ou des cases à cocher allège la charge de saisie du client et facilite grandement le tri des réponses.
Rédigez des espaces réservés (placeholders) et textes d’aide précis. Fournissez de brefs exemples pour que les clients sachent exactement quel format et quel niveau de détail sont attendus.
Expliquez pourquoi vous avez besoin de ces informations. Pour les champs récoltant des données personnelles (téléphone, e-mail), indiquez clairement le but de la collecte. Si nécessaire, veillez à intégrer les consentements de confidentialité et les règles de conservation des données appropriés.
Associez un QR Code pour recevoir des demandes hors ligne
Les formulaires de contact basés sur des liens excellent également dans les points de contact physiques. En imprimant le lien court sur des supports ou en générant un QR code, les clients peuvent accéder instantanément au formulaire avec leur smartphone.
Vous pouvez télécharger le QR code de n’importe quel lien de formulaire créé dans Vivoldi. Essayez de l’utiliser sur :
- Chevalets de table, présentoirs de comptoir et autocollants d’emballage
- Le dos de cartes de visite, brochures et prospectus
- Bannières événementielles, signalétique de stands et documents distribués sur les sièges
- Emballages de produits, manuels d’utilisation et cartes insérées dans les colis d’expédition
Les clients peuvent scanner le QR code pour accéder immédiatement à la page du formulaire, sans aucune installation d’application ni création de compte requises.
Le même principe s’applique en ligne. Vous pouvez connecter votre canal de requêtes partout où un lien peut être placé : profils Instagram, descriptions YouTube, canaux de messagerie, bas d’articles de blog ou signatures d’e-mail.
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Gérez les soumissions de formulaires depuis votre tableau de bord
Bien que les notifications par e-mail soient excellentes pour repérer rapidement de nouvelles demandes, elles peuvent facilement se retrouver enfouies sous d’autres e-mails au fil du temps. Puisque Vivoldi sauvegarde également les données de formulaire soumises dans votre tableau de bord, vous pouvez toujours réviser et gérer cet historique.
Sélectionnez le lien de formulaire dans votre liste de liens et ouvrez Données de formulaire soumises pour accéder à ces fonctionnalités :
- Recherche par champ — Trouvez des réponses spécifiques basées non seulement sur le nom, l’e-mail ou le contact, mais aussi à partir des questions personnalisées que vous avez créées.
- Vérification du statut — Catégorisez l’état de traitement pour identifier rapidement les demandes qui n’ont pas encore reçu de réponse.
- Filtrage par plage de dates — Définissez une période selon la date de soumission pour consulter les registres d’une période spécifique.
Tout comme les liens courts standards, les liens de formulaire accumulent des données d’analyse des liens (link analytics). Croiser les métriques comme le total des clics, les visiteurs uniques, les sources de trafic, les appareils et les journaux de clics avec les données de formulaire soumises vous aide à évaluer la part réelle des visites converties en soumissions.
Par exemple, si vous avez un nombre élevé de visiteurs mais peu de soumissions, il est judicieux de vérifier si vous n’avez pas trop de champs ou si vos instructions manquent de clarté. Si une grande majorité des visiteurs utilisent un mobile, vous devez vous assurer qu’aucun champ n’est frustrant à remplir sur smartphone. Pour comparer les performances entre divers canaux marketing, l’idéal est d’utiliser des liens séparés par canal ou de structurer correctement des paramètres de suivi des sources de trafic.
En analysant conjointement les données de soumission et l’analyse des liens, vous allez au-delà de la simple question « Combien de formulaires ont été soumis ? » pour repérer les points d’amélioration exacts entre la visite initiale et la soumission finale.
👉 Mesurer la performance avec l’analyse des liens
Commencez gratuitement et adaptez selon vos besoins
Vous pouvez commencer à utiliser des liens de formulaire même avec le forfait gratuit. Nous recommandons de construire un formulaire de contact simple en premier lieu pour valider votre méthode de travail, puis de passer à un forfait supérieur selon le nombre de liens, la période de conservation des analyses et les fonctionnalités premium dont vous avez besoin. Veuillez vous référer à la page des tarifs de Vivoldi pour connaître les limites exactes des fonctionnalités applicables lors de votre utilisation.
Selon vos objectifs opérationnels, vous pouvez également exploiter ces options de lien :
- Période de validité — Configurez le lien pour qu’il expire automatiquement à la date de fin de votre événement.
- Protection par mot de passe — Restreignez l’accès à la page de formulaire afin que seuls les utilisateurs possédant le mot de passe puissent y entrer.
- Limite maximale de clics — Bloquez l’accès au lien une fois qu’il atteint un nombre prédéfini de clics. Puisque cette action se déclenche sur la base du nombre total de clics sur le lien et non des soumissions réussies, pensez à vérifier le nombre réel de demandes si vous utilisez cette fonction pour des inscriptions de type « premier arrivé, premier servi ».
- Alertes de clics — Recevez un e-mail ou une notification push applicative lorsqu’un palier spécifique de clics est atteint.
Notez que les alertes de clics et les notifications de soumission de formulaire sont des fonctionnalités distinctes. Les notifications de soumission vous alertent de nouvelles entrées de données, tandis que les alertes de clics vous informent que le lien lui-même a franchi une étape de trafic. Consultez l’écran des paramètres et votre forfait actuel pour vérifier quelles alertes sont disponibles.
Si vous gérez une campagne limitée dans le temps, définir une date d’expiration à l’avance garantit que les formulaires d’anciens événements ne restent pas ouverts indéfiniment.
Collecter des données clients exige une grande responsabilité
Les formulaires de contact recueillent fréquemment des informations personnelles (noms, e-mails, numéros de téléphone). La facilité de création d’un formulaire n’efface en rien la responsabilité de gérer ces données adéquatement.
Limitez strictement votre collecte de données à ce qui est nécessaire pour traiter la demande, et exposez clairement l’objectif et les méthodes de traitement des données dans votre texte d’introduction. Selon les données recueillies et votre activité, vous devez mettre en place les processus de recueil de consentement de confidentialité adéquats, définir les périodes de conservation et les procédures de suppression.
Si plusieurs membres de l’équipe doivent consulter les données soumises, privilégiez les comptes d’équipe disposant d’un contrôle d’accès au lieu de partager des e-mails personnels. Supprimez les données qui ont dépassé leur durée de conservation conformément à vos politiques établies, et appliquez une protection par mot de passe aux formulaires qui ne doivent être consultés que par un public restreint.
Foire Aux Questions
Q. Puis-je réellement faire cela sans site web ?
Oui. Puisque Vivoldi génère à la fois la page de formulaire et le lien court conjointement, vous pouvez partager ce lien et recevoir des requêtes sans aucun site web ni serveur séparé.
Q. Faut-il des compétences en programmation pour créer un formulaire ?
Pas du tout. Vous pouvez le concevoir simplement en ajoutant des champs et en tapant votre titre et vos instructions directement depuis le tableau de bord.
Q. Combien de temps faut-il pour en créer un ?
Les formulaires comportant des champs simples (nom, contact, message) peuvent être créés très rapidement. Toutefois, il est recommandé de réviser vos directives de confidentialité, les paramètres d’e-mail de réception et les pages de redirection post-soumission avant de diffuser le lien.
Q. Comment saurai-je si un client soumet un formulaire ?
Les détails soumis seront envoyés à l’e-mail que vous avez précisé. Vous pouvez enregistrer plusieurs adresses pour vos collaborateurs, et si vous utilisez l’application Vivoldi avec les notifications activées, vous pouvez également recevoir des alertes push.
Q. Où les demandes soumises sont-elles stockées ?
Elles sont conservées sur l’écran Données de formulaire soumises, dans votre tableau de bord Vivoldi. Vous pouvez effectuer des recherches basées sur vos champs de questions personnalisées, filtrer par statut de traitement et afficher l’historique par plage de dates.
Q. Les clients doivent-ils créer un compte pour envoyer une demande ?
Non. Les clients n’ont qu’à ouvrir le lien de formulaire, le remplir et valider.
Q. Cela peut-il servir pour des enquêtes ou des inscriptions ?
Oui. En combinant boutons radio, cases à cocher et champs de texte, vous pouvez aisément le paramétrer pour des enquêtes de satisfaction, participations à des événements, préinscriptions et demandes de réservation.
Q. Puis-je l’utiliser dans un magasin physique ?
Oui. Vous pouvez télécharger le QR code de votre lien de formulaire et le placer sur des tables, comptoirs de caisse, affiches ou cartes de visite afin que les clients puissent le scanner et y accéder via leur smartphone.
Q. Est-il possible de modifier les champs après la création du formulaire ?
Oui. L’édition des paramètres de votre formulaire conserve la même URL de lien, ce qui signifie que tout lien court ou QR code que vous avez déjà distribué restera parfaitement valide.
Q. Puis-je l’utiliser gratuitement ?
Vous pouvez commencer avec notre forfait gratuit. Cependant, les limites sur la création de liens, le volume de clics, la conservation des analyses et les fonctionnalités premium varient selon le forfait. Veuillez consulter nos tarifs mis à jour pour plus de détails.
Configurez votre canal de demandes dès aujourd’hui
Vous n’avez pas besoin d’attendre qu’un site web soit terminé pour commencer à recevoir les demandes de vos clients. En créant un formulaire avec les champs nécessaires et en le partageant via un lien court ou QR code, vous pouvez ouvrir votre canal de contact immédiatement.
Commencez simplement avec les éléments indispensables comme le nom, les informations de contact et le message. Vous pourrez affiner vos instructions et ajuster l’ordre des champs au fur et à mesure que vous observerez les demandes réelles affluer.
